Notice of Privacy Practices

Requirement for Written Authorization. 

We will obtain your written authorization before using your health information or sharing it with others outside the agency. You may also initiate the transfer of your records to another person by completing an authorization form. If you provide us with written authorization, you may revoke that authorization at any time, except to the extent that we have already relied upon it. To revoke an authorization, please submit your request in writing to the Privacy Officer either by email at privacyofficer@ahrcnyc.org or by mail to: AHRC NYC- Privacy Officer, 83 Maiden Lane, NY, NY, 10038.

Exceptions To Authorization Requirement: 

There are some situations when we do not need your written authorization before using your health information or sharing it with others. They are:

• Exception For Treatment, Payment, And Agency Operations.  We may use your health information to treat your condition, collect payment for that treatment, and run our agency’s normal business operations. We also may disclose your health information to another provider or a payor for its payment activities, and for certain of its business operations if it also has, or had, a treatment or payment relationship with you and the information pertains to that relationship.
• Exception In Emergencies Or Public Need.  We may use or disclose your health information in an emergency or for important public needs. For example, we may share your information with public health officials at the New York State or City health departments who are authorized to investigate and control the spread of diseases.
• Exception If Information Does Not Identify You.  We may use or disclose your health information if we have removed any information that might reveal who you are.

How To Access Your Health Information:

You generally have the right to inspect and copy your health information.

How To Correct Your Health Information:

You have the right to request that we amend your health information if you believe it is inaccurate or incomplete.

How To Keep Track Of The Ways Your Health Information Has Been Shared With Others:

You have the right to receive a list from us, called an “accounting list,” which provides information about when and how we have disclosed your health information to outside persons or organizations. Many routine disclosures we make will not be included on this accounting list, but the accounting list will identify non-routine disclosures of your information.

How To Request Additional Privacy Protections:

You have the right to request further restrictions on the way we use your health information or share it with others. We are not required to agree to the restriction you request, but if we do, we will be bound by our agreement.

How To Request More Confidential Communications:

You have the right to request that we contact you in a way that is more confidential for you, such as at work instead of at home. We will try to accommodate all reasonable requests.

How Someone May Act On Your Behalf:

You have the right to name a personal representative who may act on your behalf to control the privacy of your health information. Parents and guardians will generally have the right to control the privacy of health information about minors unless the minors are permitted by law to act on their own behalf.

How to Learn About Special Protections For HIV, Alcohol and Substance Abuse, And Genetic Information:

There are higher standards for privacy protections of HIV-related information, alcohol and substance abuse treatment information, psychotherapy notes, and genetic information.

To the extent that we have your substance use disorder patient records, subject to 42 CFR part 2, we will not share that information for investigations or legal proceedings against you without (1) your written consent or (2) a court order and a subpoena.

If we have your substance use disorder patient records, subject to 42 CFR part 2, we will give you clear and obvious notice in advance and a choice about whether to receive fundraising communications that use your Part 2 information.

Please contact the Privacy Officer either by email at privacyofficer@ahrcnyc.org or by mail to: AHRC NYC- Privacy Officer, 83 Maiden Lane, NY, NY, 10038, if you want more information on these special protections.

How to Obtain A Copy Of This Notice:

You have the right to a paper copy of this notice. You may request a paper copy at any time, even if you have previously agreed to receive this notice electronically. To do so, please contact the Privacy Officer either by email at privacyofficer@ahrcnyc.org or by mail to: AHRC NYC- Privacy Officer, 83 Maiden Lane, NY, NY, 10038. You may also obtain a copy of this notice from our website at ahrcnyc.org, or by requesting a copy at your next visit.

How to Obtain a Copy Of Revised Notice:

We may change our privacy practices from time to time. If we do, we will revise this notice so you will have an accurate summary of our practices. The revised notice will apply to all of your health information, and we will be required by law to abide by its terms. We will post any revised notice in our agency administrative office reception area. You will also be able to obtain your own copy of the revised notice by accessing our website at ahrcnyc.org, calling our office at 212-780-2500, or asking for one at the time of your next visit. The effective date of the notice will always be noted in the top right corner of the first page.

How to File A Complaint:

If you believe your privacy rights have been violated, you may file a complaint with us or with the Secretary of the Department of Health and Human Services. To file a complaint with us, please contact the Privacy Officer either by email at privacyofficer@ahrcnyc.org or by mail to: AHRC NYC- Privacy Officer, 83 Maiden Lane, NY, NY, 10038. There will be no retaliation or adverse action taken against you for filing a complaint. If you prefer to file an anonymous complaint, you may call the Compliance Hotline at 212-780-4485.

We are committed to protecting the privacy of information we gather about you while providing health-related services.  Some examples of protected health information are:

• the fact that you are receiving supports at, or receiving treatment or health-related services from, our agency;
• information about your health condition (such as your disease/diagnosis);
• information about health care products or services you have received or may receive in the future (such as a medication or treatment); or
• information about your health care benefits under an insurance plan (such as whether a prescription is covered);

especially when combined with:

• geographic information (such as where you live or work);
• demographic information (such as your race, gender, ethnicity or marital status);
• unique numbers that may identify you (such as your social security number, your phone number, or your driver’s license number); and
• other types of information that may identify who you are.

1.  Treatment, Payment And Agency Business Operations:

The agency and its staff may use your health information or share it with others in order to treat your condition, obtain payment for that treatment, and run the agency’s normal business operations. Your health information may also be shared with affiliated agencies so that they may jointly perform certain payment activities and business operations. Your health information also may be disclosed to another health care provider for its treatment and payment activities, and for certain limited business operations by it. Below are further examples of how your information may be used and disclosed by our agency.

Treatment:  We may share your health information with doctors, nurses, therapists, aides and other health care professionals at the agency who are involved in providing services to you, and they may in turn use that information to diagnose or treat you, or to develop a plan of services for you. A health care professional at our agency may share your health information with another health care professional inside our agency, or with a health care professional at another agency, to determine how to diagnose or treat you. Your health care professional may also share your health information with another agency or provider to whom you have been referred for further health care. Finally, we may share your health information with others outside the agency as necessary to carry out your treatment plan; for example, we may disclose certain information about you to a prospective employer in connection with a job placement or training program, or share information about you with other community resources to provide you with the fullest range of resources and services.

Payment:  We may use your health information or share it with others so that we obtain payment for your health care services. For example, we may share information about you with your health insurance company or other payor in order to obtain reimbursement after we have provided services to you. In some cases, we may share information about you with your health insurance company to determine whether it will cover your services. We might also need to inform your health insurance company about your health condition in order to obtain pre- approval for your services, such as care provided at a residence or day program facility. Finally, we may share your health information with other providers and payors for their payment activities.

Business Operations:  We may use your health information or share it with others in order to conduct our normal business operations. For example, we may use your health information to evaluate the performance of our staff in caring for you, or to educate our staff on how to improve the care they provide for you, or with our liability insurance carrier in certain situations. We may also share your health information with another company that performs business services for us, such as billing companies. If so, we will have a written contract to ensure that this company also protects the privacy of your health information. Finally, we may share your health information with other providers and payers for certain of their business operations if that other party also has or had a treatment or payment relationship with you, and in that event we will only share information that pertains to that relationship.

Appointment Reminders, Treatment Alternatives, Benefits, and Services: We may use your health information when we contact you with a reminder that you have an appointment for treatment or services. We may also use your health information in order to recommend possible treatment alternatives or health-related benefits and services that may be of interest to you.

Fundraising:  We may use demographic information about you, your name, and likeness, for fundraising purposes and/or to raise public awareness about AHRC NYC’s mission. We may also share this information with a charitable foundation that may contact you to fundraise on our behalf. To opt-out, please contact the Privacy Officer either by email at privacyofficer@ahrcnyc.org or by mail to: AHRC NYC- Privacy Officer, 83 Maiden Lane, NY, NY, 10038.

2.  Family members and Personal Representatives:

We may share your health information with Personal Representatives and family involved in your care, without your written authorization or other written permission. We will always give you an opportunity to object unless there is insufficient time because of a medical emergency (in which case we will discuss your preferences with you as soon as the emergency is over). We will follow your wishes unless we are required by law to do otherwise.

If you do not object, we may share your health information with your advocate/personal representative such as a family member, relative, or close personal friend who is involved in your care or payment for that care. We may also notify such persons about your location and general condition, or about the unfortunate event of your death. In some cases, we may need to share your information with an external organization, such as a disaster relief organization, that will help us notify these persons.

Incidental Disclosures:  While we will take reasonable steps to safeguard the privacy of your health information, certain disclosures of your health information may occur during, or as an unavoidable result of, our otherwise permissible uses or disclosures of your health information. For example, incidental disclosures may occur during group activities, in shared program spaces, or when others are present during service delivery.

3.  Public Health Activities:

We may disclose your health information to authorized public health officials so they may carry out their public health activities. For example, we may share your health information with government officials that are responsible for controlling disease, injury, or disability. We may also disclose your health information to a person who may have been exposed to a communicable disease or be at risk for contracting or spreading the disease, if legally permissible. We will not be required to obtain your written authorization, consent, or any other type of permission before using or disclosing your information for these reasons. We will also notify you of these disclosures if required by law.

Victims of Abuse, Neglect Or Domestic Violence:  We may release your health information to a public health authority that is authorized to receive reports of abuse, neglect or domestic violence. For example, we may report your information to government officials if we reasonably believe that you have been a victim of abuse, neglect or domestic violence. We will make every effort to obtain your permission before releasing this information, but in some cases we may be required or authorized to act without your permission.

Health Oversight Activities:  We may release your health information to government agencies authorized to conduct audits, investigations, and inspections of our facility. These government agencies monitor the operation of the health care system, government benefit programs such as Medicare and Medicaid, and compliance with government regulatory programs.

Product Monitoring, Repair, and Recall:  We may disclose your health information to a person or company that is required by the Food and Drug Administration to: (1) report or track product defects or problems; (2) repair, replace, or recall defective or dangerous products; or (3) monitor the performance of a product after it has been approved for use by the general public.

Lawsuits And Disputes:  We may disclose your health information if we are ordered to do so by a court or administrative tribunal that is handling a lawsuit or other dispute.

Law Enforcement.  We may disclose your health information to law enforcement officials for the following reasons:

• To comply with subpoenas, court orders, laws, or regulations that we are required to follow;
• To assist law enforcement officers with identifying or locating a suspect, fugitive, witness, or missing person;
• If you have been the victim of a crime and we determine that: (1) we have been unable to obtain your consent because of an emergency or your incapacity; (2) law enforcement officials need this information immediately to carry out their law enforcement duties; and (3) in our professional judgment disclosure to these officers is in your best interests;
• If we suspect that your death resulted from criminal conduct;
• If necessary to report a crime that occurred on our property; or
• If necessary to report a crime discovered during an offsite medical emergency (for example, by emergency medical technicians at the scene of a crime).

In all cases, including those listed above, if we have substance use disorder patient records about you, subject to 42 CFR part 2, we cannot use or share information in those records in civil, criminal, administrative, or legislative investigations or proceedings against you without (1) your consent or (2) a court order and a subpoena.

To Avert A Serious Threat To Health Or Safety:  We may use your health information or share it with others when necessary to prevent a serious threat to your health or safety, or the health or safety of another person or the public.

National Security And Intelligence Activities Or Protective Services:  We may disclose your health information to authorized federal officials who are conducting national security and intelligence activities.

Inmates And Correctional Institutions:  If you are an inmate or you are detained by a law enforcement officer, we may disclose your health information to the prison officers or law enforcement officers if necessary to provide you with health care, or to maintain safety, security and good order at the place where you are confined.

Workers’ Compensation:  We may disclose your health information for workers’ compensation or similar programs that provide benefits for work-related injuries.

Coroners, Medical Examiners and Funeral Directors: In the unfortunate event of your death, we may disclose your health information to a coroner or medical examiner. This may be necessary, for example, to determine the cause of death. We may also release this information to funeral directors as necessary to carry out their duties.

Organ And Tissue Donation:  In the unfortunate event of your death, we may disclose your health information to organizations that procure or store organs, eyes or other tissues so that these organizations may investigate whether donation or transplantation is possible under applicable laws, provided that you were an organ donor.

Research:  In most cases, we will ask for your written authorization before using your health information or sharing it with others for research purposes. However, under certain circumstances, we may use and disclose your health information without your authorization if an Institutional Review Board (IRB) or a similar privacy board approves a waiver. This process ensures that research without your authorization poses minimal risk to your privacy and that appropriate safeguards are in place. Under no circumstances will we allow researchers to publicly use your name or identity. We may also release your health information without your authorization to researchers who are preparing a future research project, provided that any identifying information does not leave our agency. In the unfortunate event of your death, we may share your health information with researchers conducting studies on deceased individuals, but only if they provide assurances that the information is necessary for the research and pertains solely to deceased individuals. We will comply with all applicable federal and state laws regarding the use of health information for research. If state law provides greater privacy protection, we will follow those stricter requirements.

Marketing or Sale of Protected Health Information: We will not sell your protected health information. We are restricted from subsidized marketing communications to you that encourage you to make purchases unless we have your prior permission to do so.

We want you to know that you have the following rights to access and control your health information. These rights are important because they will help you make sure that the health information we have about you is accurate. They may also help you control the way we use your information and share it with others, or the way we communicate with you about your medical matters.

1. Right To Inspect And Copy Records:

You have the right to inspect and obtain a copy of any of your health information that may be used to make decisions about you and your treatment for as long as we maintain this information in our records. This includes medical and billing records, and summaries of incident investigations. To inspect or obtain a copy of your health information, please submit your request in writing to the Privacy Officer either by email at privacyofficer@ahrcnyc.org or by mail to: AHRC NYC- Privacy Officer, 83 Maiden Lane, NY, NY, 10038. If you request a copy of the information, we may charge a fee for the costs of copying, mailing or other supplies we use to fulfill your request. The standard fee is $0.75 per page and must generally be paid before or at the time we give the copies to you.

In addition, if we maintain electronic health records you have the right to obtain an electronic copy of your records and you may, by written request, have us send your record electronically directly to another party. We may only charge you the labor cost for this service.

We will respond to your request for inspection of records within 10 days. We ordinarily will respond to requests for copies within 30 days if the information is located in our facility and within 60 days if it is located off-site at another facility. If we need additional time to respond to a request for copies, we will notify you in writing within the time frame above to explain the reason for the delay and when you can expect to have a final answer to your request.

Under certain limited circumstances, we may deny your request to inspect or obtain a copy of your information. If we do, we will provide you with a summary of the information instead. We will also provide a written notice that explains our reasons for providing only a summary, and a complete description of your rights to have that decision reviewed and how you can exercise those rights. The notice will also include information on how to file a complaint about these issues with us or with the Secretary of the Department of Health and Human Services. If we have reason to deny only part of your request, we will provide complete access to the remaining parts after excluding the information we cannot let you inspect or copy.

2. Right To Request Amendment of Records:

If you believe that the health information we have about you is incorrect or incomplete, you may ask us to amend the information. You have the right to request an amendment for as long as the information is kept in our records. To request an amendment, please submit your request in writing to the Privacy Officer either by email at privacyofficer@ahrcnyc.org or by mail to: AHRC NYC- Privacy Officer, 83 Maiden Lane, NY, NY, 10038. Your request should include the reasons why you think we should make the amendment. Ordinarily we will respond to your request within 60 days. If we need additional time to respond, we will notify you in writing within 60 days to explain the reason for the delay and when you can expect to have a final answer to your request.

If we deny part of or your entire request, we will provide a written notice that explains our reasons for doing so. You will have the right to have certain information related to your requested amendment included in your records. For example, if you disagree with our decision, you will have an opportunity to submit a statement explaining your disagreement which we will include in your records. We will also include information on how to file a complaint with us or with the Secretary of the Department of Health and Human Services. These procedures will be explained in more detail in any written denial notice we send you.

3. Right to An Accounting Of Disclosures:

You have a right to request an “accounting of disclosures” which is a list that contains certain information about how we have shared your information with others. An accounting list, however, will not include any information about:

• Disclosures we made to you;
• Disclosures we made pursuant to your authorization;
• Disclosures we made for treatment, payment or health care operations;
• Disclosures made to your advocates, Personal Representatives, and family involved in your care or payment for your care;
• Disclosures made to federal officials for national security and intelligence activities;
• Disclosures that were incidental to permissible uses and disclosures of your health information;
• Disclosures for purposes of research, public health or our normal business operations of limited portions of your health information that do not directly identify you;
• Disclosures about inmates to correctional institutions or law enforcement officers; or
• Disclosures made before April 14, 2003.

To request this accounting list, please submit your request in writing to the Privacy Officer either by email at privacyofficer@ahrcnyc.org or by mail to: AHRC NYC- Privacy Officer, 83 Maiden Lane, NY, NY, 10038. Your request must state a time period within the past six years for the disclosures you want us to include. You have a right to receive one accounting list within every 12 month period for free. However, we may charge you for the cost of providing any additional accounting list in that same 12 month period. We will always notify you of any cost involved so that you may choose to withdraw or modify your request before any costs are incurred.

Ordinarily we will respond to your request for an accounting list within 60 days. If we need additional time to prepare the accounting list you have requested, we will notify you in writing about the reason for the delay and the date when you can expect to receive the accounting list. In rare cases, we may have to delay providing you with the accounting list without notifying you because a law enforcement official or government agency has asked us to do so.

4. Right to Request Additional Privacy Protections:

You have the right to request that we further restrict the way we use and disclose your health information to treat your condition, collect payment for that treatment, or run our agency’s normal business operations. You may also request that we limit how we disclose information about you to family or Personal Representatives involved in your care. For example, you could request that we not disclose information about a surgery you had. To request restrictions, please submit your request in writing to the Privacy Officer either by email at privacyofficer@ahrcnyc.org or by mail to: AHRC NYC- Privacy Officer, 83 Maiden Lane, NY, NY, 10038. Your request should include (1) what information you want to limit; (2) whether you want to limit how we use the information, how we share it with others, or both; and (3) to whom you want the limits to apply.

We are not required to agree to your request for a restriction, and in some cases the restriction you request may not be permitted under law. However, if we do agree, we will be bound by our agreement unless the information is needed to provide you with emergency treatment or comply with the law. Once we have agreed to a restriction, you have the right to revoke the restriction at any time. Under some circumstances, we will also have the right to revoke the restriction as long as we notify you before doing so; in other cases, we will need your permission before we can revoke the restriction.

If you pay out of pocket in full for service, you can request that information regarding that service not be disclosed to your health plan as no claim to the health plan is involved. We must agree to this request.

5. Right to Request Confidential Communications:

You have the right to request that we communicate with you about your medical matters in a more confidential way by requesting that we communicate with you by alternative means or at alternative locations. For example, you may ask that we contact you by fax instead of by mail, or at work instead of at home. To request more confidential communications, please submit your request in writing to the Privacy Officer either by email at privacyofficer@ahrcnyc.org or by mail to: AHRC NYC- Privacy Officer, 83 Maiden Lane, NY, NY, 10038. We will not ask you the reason for your request, and we will try to accommodate all reasonable requests. Please specify in your request how or where you wish to be contacted, and how payment for your health care will be handled if we communicate with you through this alternative method or location.

6. Right to Notice of Breach:

You have the right to be notified following a breach of your unsecured health information.

Requisito de Autorización Escrita: 

Obtendremos su autorización por escrito antes de utilizar su información de salud o compartirla con otras personas fuera de la agencia. Usted también puede iniciar la transferencia de sus registros a otra persona completando un formulario de autorización. Si nos proporciona una autorización escrita, puede revocarla en cualquier momento, excepto en la medida en que ya hayamos actuado conforme a dicha autorización. Para revocar una autorización, por favor envíe su solicitud por escrito al Oficial de Privacidad, ya sea por correo electrónico a privacyofficer@ahrcnyc.org o por correo postal a: AHRC NYC, Oficial de Privacidad, 83 Maiden Lane, NY, NY, 10038.

Excepciones al Requisito de Autorización:

Existen algunas situaciones en las que no necesitamos su autorización escrita para usar su información de salud o compartirla con otras personas. Estas son:

• Excepción para Tratamiento, Pago y Operaciones de la Agencia: Podemos usar su información de salud para tratar su condición, cobrar por ese tratamiento y llevar a cabo las operaciones comerciales normales de nuestra agencia. También podemos divulgar su información de salud a otro proveedor o pagador para sus actividades de pago y para ciertas operaciones comerciales, si dicho proveedor o pagador tiene o tuvo una relación de tratamiento o pago con usted, y la información está relacionada con esa relación.
• Excepción en Emergencias o por Necesidades Públicas: Podemos usar o divulgar su información de salud en una emergencia o por necesidades públicas importantes. Por ejemplo, podemos compartir su información con funcionarios de salud pública del Departamento de Salud del Estado de Nueva York o de la Ciudad de Nueva York que estén autorizados para investigar y controlar la propagación de enfermedades.
• Excepción si la Información No lo Identifica: Podemos usar o divulgar su información de salud si hemos eliminado cualquier dato que pudiera revelar su identidad.

Cómo Acceder a Su Información de Salud:

Usted generalmente tiene el derecho de inspeccionar y obtener una copia de su información de salud.

Cómo Corregir Su Información de Salud:

Tiene derecho a solicitar que modifiquemos su información de salud si cree que es inexacta o está incompleta.

Cómo Rastrear las Formas en Que Su Información de Salud Ha Sido Compartida con Otros:

Tiene derecho a recibir una lista de nuestra parte, llamada “lista de divulgaciones”, que proporciona información sobre cuándo y cómo hemos divulgado su información de salud a personas u organizaciones externas. Muchas de las divulgaciones rutinarias que hacemos no se incluirán en esta lista, pero la lista identificará las divulgaciones no rutinarias de su información.

Cómo Solicitar Protección Adicional de Privacidad:

Tiene derecho a solicitar restricciones adicionales sobre cómo usamos su información de salud o cómo la compartimos con otros. No estamos obligados a aceptar la restricción que solicite, pero si lo hacemos, estaremos obligados a cumplir con nuestro acuerdo.

Cómo Solicitar Comunicaciones Más Confidenciales:

Tiene derecho a solicitar que lo contactemos de una manera más confidencial para usted, como por ejemplo en su lugar de trabajo en vez de en su casa. Intentaremos atender todas las solicitudes razonables.

Cómo Puede Alguien Actuar en Su Nombre:

Usted tiene derecho a designar a un representante personal que pueda actuar en su nombre para controlar la privacidad de su información de salud. Los padres y tutores generalmente tendrán el derecho de controlar la privacidad de la información de salud de los menores, a menos que la ley permita que los menores actúen en su propio nombre.

Cómo Informarse Sobre las Protecciones Especiales para Información Relacionada con VIH, Abuso de Alcohol y Sustancias, y Información Genética:

Existen normas más estrictas para la protección de la privacidad de la información relacionada con el VIH, el tratamiento del abuso de alcohol y sustancias, las notas de psicoterapia y la información genética.

En la medida en que contemos con sus registros de paciente relacionados con el trastorno por uso de sustancias, sujetos a la Parte 2 del 42 CFR, no compartiremos dicha información para investigaciones ni procedimientos legales en su contra sin: (1) su consentimiento por escrito, o (2) una orden judicial y una citación.

Si contamos con sus registros de paciente relacionados con el trastorno por uso de sustancias, sujetos a la Parte 2 del 42 CFR, le proporcionaremos un aviso claro y visible con anticipación y le daremos la opción de decidir si desea recibir comunicaciones de recaudación de fondos que utilicen su información protegida conforme a la Parte 2.

Comuníquese con el Oficial de Privacidad, ya sea por correo electrónico a privacyofficer@ahrcnyc.org o por correo postal a: AHRC NYC, Oficial de Privacidad, 83 Maiden Lane, NY, NY, 10038, si desea obtener más información sobre estas protecciones especiales.

Cómo Obtener una Copia de Este Aviso:

Usted tiene derecho a una copia impresa de este aviso. Puede solicitar una copia impresa en cualquier momento, incluso si anteriormente aceptó recibir este aviso por medios electrónicos. Para hacerlo, comuníquese con el Oficial de Privacidad por correo electrónico a privacyofficer@ahrcnyc.org o por correo postal a: AHRC NYC, Oficial de Privacidad, 83 Maiden Lane, NY, NY, 10038. También puede obtener una copia de este aviso en nuestro sitio web ahrcnyc.org o solicitar una copia en su próxima visita.

Cómo Obtener una Copia del Aviso Revisado:

Podemos cambiar nuestras prácticas de privacidad ocasionalmente. Si lo hacemos, actualizaremos este aviso para reflejar con precisión nuestras prácticas. El aviso revisado se aplicará a toda su información de salud y estaremos legalmente obligados a cumplir con sus términos. Cualquier aviso revisado se publicará en la recepción de nuestras oficinas administrativas. Usted también podrá obtener su propia copia del aviso revisado accediendo a nuestro sitio web en ahrcnyc.org, llamando a nuestra oficina al 212-780-2500, o solicitando una copia en su próxima visita. La fecha de vigencia del aviso siempre aparecerá en la esquina superior derecha de la primera página.

Cómo Presentar una Queja:

Si usted cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja con nosotros o con el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Para presentar una queja con nosotros, comuníquese con el Oficial de Privacidad por correo electrónico a privacyofficer@ahrcnyc.org o por correo postal a: AHRC NYC, Oficial de Privacidad, 83 Maiden Lane, NY, NY, 10038. No se tomará ninguna represalia ni acción adversa contra usted por presentar una queja. Si prefiere presentar una queja de manera anónima, puede llamar a la Línea Directa de Compliance al (212) 780-4485.

Estamos comprometidos a proteger la privacidad de la información que recopilamos sobre usted al brindar servicios relacionados con la salud. Algunos ejemplos de información de salud protegida son:

• el hecho de que usted esté recibiendo apoyos o tratamiento o servicios relacionados con salud, de nuestra agencia;
• información sobre su condición de salud (como una enfermedad o diagnóstico);
• información sobre productos o servicios de atención médica que usted haya recibido o pueda recibir en el futuro (como un medicamento o tratamiento); o
• información sobre sus beneficios de atención médica bajo un plan de seguro (como si una receta médica está cubierta);

especialmente cuando se combina con:

• información geográfica (como dónde vive o trabaja);
• información demográfica (como su raza, género, etnia o estado civil);
• números únicos que puedan identificarlo (como su número de seguro social, su número de teléfono o su número de licencia de conducir); y
• otros tipos de información que puedan identificar quién es usted.

1.  Tratamiento, Pago y Operaciones Comerciales de la Agencia:

La agencia y su personal pueden usar su información de salud o compartirla con otros con el fin de tratar su condición, obtener el pago por ese tratamiento y llevar a cabo las operaciones comerciales normales de la agencia. Su información de salud también puede ser compartida con agencias afiliadas para que puedan llevar a cabo conjuntamente ciertas actividades de pago y operaciones comerciales. Su información de salud también puede ser divulgada a otro proveedor de atención médica para sus actividades de tratamiento y pago, y para ciertas operaciones comerciales limitadas. A continuación se presentan más ejemplos de cómo su información puede ser usada y divulgada por nuestra agencia.

Tratamiento: Podemos compartir su información de salud con médicos, enfermeros, terapeutas, auxiliares y otros profesionales de la salud de la agencia que estén involucrados en la prestación de servicios para usted, y ellos a su vez pueden usar esa información para diagnosticarlo o tratarlo, o para desarrollar un plan de servicios para usted. Un profesional de la salud en nuestra agencia puede compartir su información de salud con otro profesional dentro de la agencia o con un profesional de la salud en otra agencia, con el fin de determinar cómo diagnosticarlo o tratarlo. Su profesional de la salud también puede compartir su información con otra agencia o proveedor al que usted haya sido referido para recibir atención médica adicional. Finalmente, podemos compartir su información de salud con personas fuera de la agencia cuando sea necesario para llevar a cabo su plan de tratamiento; por ejemplo, podemos divulgar cierta información sobre usted a un empleador potencial en relación con un programa de colocación laboral o capacitación, o compartir información sobre usted con otros recursos comunitarios para brindarle la gama más completa de recursos y servicios.

Pago: Podemos usar su información de salud o compartirla con otras personas con el fin de obtener el pago por los servicios de atención médica que le brindamos. Por ejemplo, podemos compartir información sobre usted con su compañía de seguros de salud u otro pagador para obtener un reembolso después de haberle prestado servicios. En algunos casos, podemos compartir información sobre usted con su compañía de seguros para determinar si cubrirá los servicios. También podríamos necesitar informar a su compañía de seguros sobre su condición de salud para obtener aprobación previa para ciertos servicios, como la atención prestada en una residencia o un centro de programas diurnos. Finalmente, podemos compartir su información de salud con otros proveedores y pagadores para sus actividades de pago.

Operaciones Comerciales: Podemos usar su información de salud o compartirla con otros para llevar a cabo nuestras operaciones comerciales normales. Por ejemplo, podemos usar su información de salud para evaluar el desempeño de nuestro personal en su atención, para capacitar a nuestro personal sobre cómo mejorar la atención que le brindan, o con nuestra aseguradora de responsabilidad civil en ciertas situaciones. También podemos compartir su información de salud con otra empresa que preste servicios comerciales para nosotros, como empresas de facturación. En ese caso, tendremos un contrato por escrito para asegurar que dicha empresa también proteja la privacidad de su información de salud. Finalmente, podemos compartir su información de salud con otros proveedores y pagadores para ciertas operaciones comerciales de ellos si esa otra parte también tiene o tuvo una relación de tratamiento o pago con usted, y en ese caso, solo compartiremos información relacionada con esa relación.

Recordatorios de Citas, Alternativas de Tratamiento, Beneficios y Servicios: Podemos usar su información de salud cuando lo contactemos para recordarle que tiene una cita para recibir tratamiento o servicios. También podemos usar su información de salud para recomendarle posibles alternativas de tratamiento o beneficios y servicios relacionados con la salud que puedan ser de su interés.

Recaudación de Fondos: Podemos usar información demográfica sobre usted, su nombre e imagen con fines de recaudación de fondos y/o para aumentar la conciencia pública sobre la misión de AHRC NYC. También podemos compartir esta información con una fundación benéfica que pueda contactarlo para recaudar fondos en nuestro nombre. Para optar por no participar, comuníquese con el Oficial de Privacidad por correo electrónico a
privacyofficer@ahrcnyc.org o por correo postal a: AHRC NYC, Oficial de Privacidad, 83 Maiden Lane, NY, NY, 10038.

2.  Miembros de la Familia y Representantes Personales:

Podemos compartir su información de salud con representantes personales y familiares involucrados en su atención, sin su autorización escrita u otro permiso escrito. Siempre le daremos la oportunidad de oponerse, a menos que no haya tiempo suficiente debido a una emergencia médica (en cuyo caso hablaremos sobre sus preferencias tan pronto como finalice la emergencia). Seguiremos sus deseos a menos que la ley nos obligue a actuar de otra manera.

Si usted no se opone, podemos compartir su información de salud con su defensor o representante personal, como un miembro de la familia, pariente o amigo cercano que esté involucrado en su atención o en el pago de la misma. También podemos notificar a dichas personas sobre su ubicación y condición general, o sobre el lamentable evento de su fallecimiento. En algunos casos, es posible que necesitemos compartir su información con una organización externa, como una organización de ayuda en casos de desastre, que nos ayude a notificar a estas personas.

Divulgaciones Incidentales: Mientras tomaremos medidas razonables para salvaguardar la privacidad de su información de salud, ciertas divulgaciones de su información de salud pueden ocurrir durante, o como resultado inevitable de, nuestros usos o divulgaciones permitidos de su información de salud. Por ejemplo, las divulgaciones incidentales pueden ocurrir durante actividades grupales, en espacios compartidos del programa, o cuando otras personas estén presentes durante la prestación de servicios.

3.  Actividades de Salud Pública:

Podemos divulgar su información de salud a funcionarios de salud pública autorizados para que puedan llevar a cabo sus actividades de salud pública. Por ejemplo, podemos compartir su información de salud con funcionarios del gobierno responsables de controlar enfermedades, lesiones o discapacidades. También podemos divulgar su información de salud a una persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad transmisible o que esté en riesgo de contraerla o propagarla, si la ley lo permite. No se requerirá que obtengamos su autorización por escrito, consentimiento u otra forma de permiso antes de usar o divulgar su información por estas razones. También le notificaremos sobre estas divulgaciones si así lo exige la ley.

Víctimas de Abuso, Negligencia o Violencia Doméstica: Podemos divulgar su información de salud a una autoridad de salud pública que esté autorizada para recibir informes de abuso, negligencia o violencia doméstica. Por ejemplo, podemos informar su información a funcionarios del gobierno si creemos razonablemente que usted ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica. Haremos todo lo posible por obtener su permiso antes de divulgar esta información, pero en algunos casos podríamos estar obligados o autorizados a actuar sin su consentimiento.

Actividades de Supervisión de la Salud: Podemos divulgar su información de salud a agencias gubernamentales autorizadas para realizar auditorías, investigaciones e inspecciones de nuestras instalaciones. Estas agencias gubernamentales supervisan el funcionamiento del sistema de atención médica, los programas de beneficios gubernamentales como Medicare y Medicaid, y el cumplimiento con programas regulatorios gubernamentales.

Monitoreo, Reparación y Retiro de Productos: Podemos divulgar su información de salud a una persona o empresa que esté obligada por la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA) a: (1) informar o rastrear defectos o problemas de productos; (2) reparar, reemplazar o retirar del mercado productos defectuosos o peligrosos; o (3) monitorear el desempeño de un producto después de haber sido aprobado para su uso por el público en general.

Demandas y Conflictos Legales: Podemos divulgar su información de salud si un Tribunal de justicia o tribunal administrativo nos ordena hacerlo en el curso de una demanda u otro tipo de disputa legal.

Cumplimiento de la Ley: Podemos divulgar su información de salud a oficiales de cumplimiento de la ley por las siguientes razones:

• Para cumplir con citaciones, órdenes judiciales, leyes o reglamentos que estemos obligados a seguir;
• Para ayudar a los agentes del orden público a identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo o persona desaparecida;
• Si usted ha sido víctima de un delito y determinamos que: (1) no hemos podido obtener su consentimiento debido a una emergencia o incapacidad; (2) los oficiales del orden público necesitan esta información de inmediato para llevar a cabo sus funciones; y (3) a nuestro juicio profesional, divulgar esta información es en su mejor interés;
• Si sospechamos que su muerte fue resultado de un acto delictivo;
• Si es necesario reportar un delito ocurrido en nuestra propiedad; o
• Si es necesario reportar un delito descubierto durante una emergencia médica fuera del sitio (por ejemplo, por técnicos médicos de emergencia en la escena de un delito).

En todos los casos, incluidos los mencionados anteriormente, si contamos con sus registros de paciente relacionados con el trastorno por uso de sustancias, sujetos a la Parte 2 del 42 CFR, no podemos usar ni divulgar la información contenida en dichos registros en investigaciones o procedimientos civiles, penales, administrativos o legislativos en su contra sin: (1) su consentimiento, o (2) una orden judicial y una citación.

Para Prevenir una Amenaza Grave a la Salud o Seguridad: Podemos usar su información de salud o compartirla con otros cuando sea necesario para prevenir una amenaza grave a su salud o seguridad, o a la salud o seguridad de otra persona o del público.

Actividades de Seguridad Nacional e Inteligencia o Servicios de Protección: Podemos divulgar su información de salud a funcionarios federales autorizados que estén llevando a cabo actividades de seguridad nacional e inteligencia.

Reclusos e Instituciones Penitenciarias: Si usted está encarcelado o detenido por un oficial del orden público, podemos divulgar su información de salud a los oficiales de prisiones o del orden si es necesario para brindarle atención médica o para mantener la seguridad, el orden y la disciplina en el lugar donde se encuentra detenido.

Compensación de Trabajadores: Podemos divulgar su información de salud para fines relacionados con programas de compensación laboral u otros programas similares que brinden beneficios por lesiones relacionadas con el trabajo.

Forenses, Médicos Legistas y Directores de Funerarias: En el desafortunado caso de su fallecimiento, podemos divulgar su información de salud a un forense o médico legista. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para determinar la causa de la muerte. También podemos divulgar esta información a los directores de funerarias, cuando sea necesario para que puedan cumplir con sus funciones.

Donación de Órganos y Tejidos: En el desafortunado caso de su fallecimiento, podemos divulgar su información de salud a organizaciones que obtienen o almacenan órganos, ojos u otros tejidos para que estas organizaciones puedan investigar si es posible la donación o el trasplante conforme a las leyes aplicables, siempre que usted haya sido donante de órganos.

Investigación: En la mayoría de los casos, solicitaremos su autorización por escrito antes de usar su información de salud o compartirla con otros con fines de investigación. Sin embargo, en ciertas circunstancias, podemos usar y divulgar su información sin su autorización si una Junta de Revisión Institucional (IRB) u otro comité de privacidad similar aprueba una exención. Este proceso garantiza que la investigación sin su autorización represente un riesgo mínimo para su privacidad y que existan las protecciones adecuadas. Bajo ninguna circunstancia permitiremos que los investigadores usen públicamente su nombre o identidad. También podemos divulgar su información de salud sin su autorización a investigadores que estén preparando un proyecto de investigación futura, siempre que no se retire ninguna información identificatoria de nuestra agencia. En el desafortunado caso de su fallecimiento, podemos compartir su información de salud con investigadores que realicen estudios sobre personas fallecidas, pero solo si proporcionan garantías de que la información es necesaria para la investigación y se refiere únicamente a personas fallecidas. Cumpliremos con todas las leyes federales y estatales aplicables relacionadas con el uso de información de salud con fines de investigación. Si una ley estatal ofrece una mayor protección de privacidad, cumpliremos con esos requisitos más estrictos.

Marketing o Venta de Información de Salud Protegida: No venderemos su información de salud protegida. Tenemos restricciones para enviarle comunicaciones de mercadeo subsidiadas que lo incentiven a realizar compras, a menos que contemos con su consentimiento previo.

Queremos que sepa que usted tiene los siguientes derechos para acceder y controlar su información de salud. Estos derechos son importantes porque le ayudarán a asegurarse de que la información de salud que tenemos sobre usted sea precisa. También pueden ayudarle a controlar la manera en que usamos su información, cómo la compartimos con otros, o la forma en que nos comunicamos con usted sobre asuntos médicos.

1. Derecho a Inspeccionar y Obtener Copias de Sus Registros:

Usted tiene derecho a inspeccionar y obtener una copia de cualquier información de salud suya que pueda ser utilizada para tomar decisiones sobre usted y su tratamiento, mientras mantengamos dicha información en nuestros registros. Esto incluye registros médicos y de facturación, así como resúmenes de investigaciones de incidentes. Para inspeccionar u obtener una copia de su información de salud, por favor envíe su solicitud por escrito al Oficial de Privacidad, ya sea por correo electrónico a privacyofficer@ahrcnyc.org o por correo postal a: AHRC NYC, Oficial de Privacidad, 83 Maiden Lane, NY, NY, 10038. Si solicita una copia de la información, es posible que cobremos una tarifa por los costos de copiado, envío u otros suministros necesarios para cumplir con su solicitud. La tarifa estándar es de $0.75 por página y, por lo general, debe pagarse antes o en el momento en que le entregamos las copias.

Además, si mantenemos registros electrónicos de salud, usted tiene derecho a obtener una copia electrónica de sus registros y puede, mediante solicitud por escrito, pedirnos que enviemos sus registros electrónicamente directamente a otra parte. Solo podemos cobrarle el costo de la mano de obra por este servicio.

Responderemos a su solicitud de inspección de registros dentro de 10 días. Por lo general, responderemos a las solicitudes de copias dentro de 30 días si la información se encuentra en nuestras instalaciones, y dentro de 60 días si se encuentra en otra ubicación. Si necesitamos tiempo adicional para responder a su solicitud de copias, le notificaremos por escrito dentro del plazo correspondiente para explicarle el motivo del retraso y cuándo puede esperar una respuesta definitiva.

En ciertas circunstancias limitadas, podemos negar su solicitud para inspeccionar u obtener una copia de su información. Si lo hacemos, le proporcionaremos un resumen de la información en su lugar. También le entregaremos un aviso por escrito que explicará las razones por las que solo se proporciona un resumen y una descripción completa de sus derechos para que esa decisión sea revisada, y cómo puede ejercer esos derechos. El aviso también incluirá información sobre cómo presentar una queja sobre estos asuntos con nosotros o con el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Si tenemos razones para negar solo parte de su solicitud, le proporcionaremos acceso completo a las partes restantes después de excluir la información que no podemos permitirle inspeccionar o copiar.

2. Derecho a Solicitar una Modificación de los Registros:

Si usted cree que la información de salud que tenemos sobre usted es incorrecta o está incompleta, puede pedirnos que la modifiquemos. Tiene derecho a solicitar una modificación mientras la información esté en nuestros registros. Para solicitar una modificación, por favor envíe su solicitud por escrito al Oficial de Privacidad, ya sea por correo electrónico a privacyofficer@ahrcnyc.org o por correo postal a: AHRC NYC, Oficial de Privacidad, 83 Maiden Lane, NY, NY, 10038. Su solicitud debe incluir las razones por las que considera que deberíamos hacer la modificación. Por lo general, responderemos a su solicitud dentro de 60 días. Si necesitamos tiempo adicional para responder, le notificaremos por escrito dentro del plazo de 60 días para explicarle el motivo del retraso y cuándo puede esperar una respuesta definitiva.

Si denegamos parte o la totalidad de su solicitud, le enviaremos un aviso por escrito explicando nuestras razones. Usted tendrá derecho a que cierta información relacionada con su solicitud de modificación se incluya en sus registros. Por ejemplo, si no está de acuerdo con nuestra decisión, tendrá la oportunidad de presentar una declaración explicando su desacuerdo, la cual se incluirá en sus registros. También le proporcionaremos información sobre cómo presentar una queja con nosotros o con el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Estos procedimientos se explicarán con más detalle en cualquier notificación de denegación por escrito que le enviemos.

3. Derecho a un Registro de Divulgaciones:

Usted tiene derecho a solicitar un “registro de divulgaciones”, que es una lista que contiene cierta información sobre cómo hemos compartido su información con otros. Sin embargo, esta lista no incluirá información sobre:

• Divulgaciones que le hicimos a usted;
• Divulgaciones que hicimos conforme a su autorización;
• Divulgaciones que hicimos para tratamiento, pago u operaciones de atención médica;
• Divulgaciones hechas a sus defensores, Representantes Personales y familiares involucrados en su atención o en el pago de la misma;
• Divulgaciones realizadas a funcionarios federales para actividades de seguridad nacional e inteligencia;
• Divulgaciones incidentales a usos y divulgaciones permitidas de su información de salud;
• Divulgaciones con fines de investigación, salud pública u operaciones comerciales normales que involucren porciones limitadas de su información que no lo identifiquen directamente;
• Divulgaciones sobre reclusos a instituciones correccionales o a oficiales del orden público.
• Divulgaciones realizadas antes del 14 de abril de 2003.

Para solicitar esta lista de divulgaciones, por favor envíe su solicitud por escrito al Oficial de Privacidad, ya sea por correo electrónico a privacyofficer@ahrcnyc.org o por correo postal a: AHRC NYC, Oficial de Privacidad, 83 Maiden Lane, NY, NY, 10038. Su solicitud debe indicar un período de tiempo dentro de los últimos seis años para las divulgaciones que desea que incluyamos. Usted tiene derecho a recibir una lista de divulgaciones gratuita por cada período de 12 meses. Sin embargo, podemos cobrarle por el costo de proporcionar cualquier lista adicional dentro del mismo período de 12 meses. Siempre le notificaremos sobre cualquier costo involucrado para que pueda decidir si desea retirar o modificar su solicitud antes de que se incurra en algún gasto.

Por lo general, responderemos a su solicitud de lista de divulgaciones dentro de 60 días. Si necesitamos tiempo adicional para preparar la lista, le notificaremos por escrito el motivo del retraso y la fecha en la que puede esperar recibirla. En casos raros, podemos tener que retrasar la entrega de la lista sin notificárselo si un oficial del orden público o una agencia gubernamental nos lo solicita.

4. Derecho a Solicitar Protección Adicional de Privacidad:

Usted tiene derecho a solicitar que restrinjamos aún más la forma en que usamos y divulgamos su información de salud para tratar su condición, cobrar por ese tratamiento o llevar a cabo las operaciones comerciales normales de nuestra agencia. También puede solicitar que limitemos la forma en que divulgamos información sobre usted a familiares o Representantes Personales involucrados en su cuidado. Por ejemplo, puede solicitar que no divulguemos información sobre una cirugía que se haya realizado. Para solicitar restricciones, por favor envíe su solicitud por escrito al Oficial de Privacidad, ya sea por correo electrónico a privacyofficer@ahrcnyc.org o por correo postal a: AHRC NYC, Oficial de Privacidad, 83 Maiden Lane, NY, NY, 10038. Su solicitud debe incluir: (1) qué información desea limitar; (2) si desea limitar cómo usamos la información, cómo la compartimos con otros, o ambos, y (3) a quién desea que se apliquen los límites.

No estamos obligados a aceptar su solicitud de restricción, y en algunos casos la ley puede no permitir la restricción que solicita. Sin embargo, si aceptamos su solicitud, estaremos obligados por nuestro acuerdo, a menos que la información sea necesaria para brindarle tratamiento de emergencia o cumplir con la ley. Una vez que hayamos aceptado una restricción, usted tiene derecho a revocarla en cualquier momento. En algunas circunstancias, también tendremos el derecho de revocar la restricción, siempre y cuando le notifiquemos antes de hacerlo; en otros casos, necesitaremos su permiso antes de poder revocar la restricción.

Si usted paga de su bolsillo el costo total de un servicio, puede solicitar que la información relacionada con ese servicio no sea divulgada a su plan de salud, ya que no se presentará ningún reclamo al mismo. En este caso, estamos obligados a aceptar su solicitud.

5. Derecho a Solicitar Comunicaciones Confidenciales:

Usted tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre sus asuntos médicos de una manera más confidencial, solicitando que lo hagamos por medios alternativos o en ubicaciones alternativas. Por ejemplo, puede pedir que lo contactemos por fax en lugar de por correo, o en su lugar de trabajo en lugar de en su casa. Para solicitar comunicaciones más confidenciales, por favor envíe su solicitud por escrito al Oficial de Privacidad, ya sea por correo electrónico a privacyofficer@ahrcnyc.org o por correo postal a: AHRC NYC, Oficial de Privacidad, 83 Maiden Lane, NY, NY, 10038. No le preguntaremos la razón de su solicitud, y trataremos de cumplir con todas las solicitudes razonables. Por favor, especifique en su solicitud cómo o dónde desea ser contactado, y cómo se manejará el pago de su atención médica si nos comunicamos con usted mediante este método o ubicación alternativa.

6. Derecho a Recibir Notificación de Incumplimiento:

Usted tiene derecho a ser notificado si ocurre una violación de la seguridad de su información de salud no protegida.